業務の見える化

現場任せの業務スタイルで、日常業務は回っているけれど業績は下降ぎみ。改善したいけれども、どこから手を付ければ良いか見当がつかない。そんなニーズにお応えします。

業務フロー・作業フロー

業務や作業の進め方を図示したもので、「フローチャート」「業務の流れ図」「プロセスフロー」など様々な呼び方があります。ここでは便宜上、業務(*1)レベルのを「業務フロー」、作業(*2)レベルのものを「作業フロー」と呼ぶことにします。両者が入り混ざったものも世の中には存在しますので、厳密に区別されるものではありません。 図の表記方法にはJIS、IDEF、BPMNなど様々な種類があり、製造業などでは作業標準(作業工程図)やQC工程表なども用いられます。業務フローや作業フローの必要性は感じているものの、どうやって作成していったらよいか、どういった表記方法を採用すべきかお悩みの事業責任者の方々も多いかと思います。まずは気軽にご相談ください。

  • (*1) 業務:事業遂行上の機能を分解したもの。例)営業、製作、販売、品質管理、人事、総務など
  • (*2) 作業:業務を細分化したもの。例)販売業務における、陳列作業、包装作業、商品説明、会計作業など

業務分析・作業分析

業績を改善させたいという思いは事業責任者共通のものですが、改善策は容易に見出せるものではありません。根拠のない改善目標を掲げ、頑張れ頑張れと現場を鼓舞するだけでは何も変わりません。改善目標を掲げるには、まず現状を把握し、改善ポイントを見極めた上で数値目標を設定していく必要があります。 とはいうものの、全ての作業を細かく分析するには膨大なコストがかかり、現実的ではありません。前述の業務フローや作業フローを活用し、課題マップを作成することをお勧めします。リストアップした課題に対し、重要度や難易度を評価して優先順位を付け、優先度の高いものから現状分析を行うことで、コストを抑えた分析が可能となります。 こうした手法を身につけたいとお考えの事業責任者の方々も多いかと思います。まずは気軽にご相談ください。

改革実行

実行すべき課題は見えているのに、課題解決のための行動につながらない・・人に例えると、メタボ検診で指摘を受けていながら改善できないような状態・・という話をよく耳にします。
原因が以下のようなケースの場合には、まず「とるべき行動」を明確にする必要があります(例は人に例えたもの)。

  • どのような行動をすべきか正しく理解できていない
    メタボを指摘されて、体重を減らせば良いと短絡的に捉え、断食という誤った行動をとり、かえって健康を害す人
  • 結果ばかりに目を奪われ、行動をモニタリングできていない
    「運動しているのに体重が減らない」とぼやく一方で、どんな運動をどの程度行ったのか答えられない人
  • いつまでにどの程度改善すべきか目標がない
    「10kg減らしたい」と言いながら、「いつまでに?」と聞くと、「すぐにでも」と答える人

次に、「とるべき行動」は分かっていながら前に進めないケースがあります。それは「時間(リソース割り当て=改革コスト)」の問題です。
「とるべき行動」を実行できるスキルを持った人材に、実行のための時間(予算)を割り当てているでしょうか?本業の仕事量はそのままで、課題解決のための時間を上乗せし、残業は制限・・これでは実行を命ぜられた担当者は頭を抱えるだけです。業務改革を成功に導くには、経営者や事業責任者が陣頭指揮をとり(大規模な組織の場合には、少なくともプロジェクトオーナーとしての責任を負う)、リソースの調整を図りながら進めていく必要があります。
改革プロジェクトの進め方にお悩みの事業責任者の方々も多いかと思います。まずは気軽にご相談ください。